Stand-ups, sprints & releases. Het Stedelijk COO werkt tegenwoordig ‘agile’
Zou je het functieprofiel van een onderwijsprofessional anno nu naast eentje uit 1982 leggen, dan kan het verschil bijna niet groter zijn. Klassikaal onderwijs is vervangen door individuele ontwikkeltrajecten, taken zijn veel meer met elkaar verweven en je to do-lijst is zeker vijf keer zo lang. Toch vliegen we ons werk vaak nog net zo aan als toen. Zou dat ook anders kunnen? Beter passend bij de dynamische omgeving waarin we leven? Het Centrum van Onderwijs & Ondersteuning (COO) van Het Stedelijk Lyceum ging op onderzoek uit en dook in de wereld van agile werken. Teamleider Ondersteuning op het Kottenpark en Scrum Master Thomas Richter legt graag uit hoe dat agile werken eruitziet en wat termen als stand-ups, sprints en releases nou eigenlijk betekenen.
De aanleiding
Thomas: ‘Agile werken komt vanuit visie dat de wereld veranderlijk, complex, onzeker en trendgevoelig is. Daar moet je op kunnen inspringen. Deze werkwijze zou moeten leiden tot een hogere ontwikkelsnelheid en meer wendbaarheid. Wij hadden als COO het gevoel enorm veel ballen in de lucht te moeten houden en − met alle veranderingen waar het onderwijsveld nou eenmaal aan onderhevig is − steeds nieuwe producten op te moeten leveren. Een snellere ontwikkeltijd klonk ons als muziek in de oren. We zijn daarom met alle medewerkers van het COO dat agile werken gaan verkennen met een partij die deze methodiek introduceert in onderwijsland. Inmiddels mag ik mezelf Scrum Master noemen.’
Fase 1
‘Onder begeleiding van diezelfde externe partij zijn we vervolgens begonnen vier onderwerpen bij de kop te pakken die Stedelijk-breed actueel zijn: Leerling in beeld, Docentondersteuning, Ontwikkelgericht werken, Doorstroom. Elke COO-medewerker nam deel aan een van de onderwerpen. Zo konden we het scrummen onder de knie krijgen met na afloop – hopelijk – goeie output. Hoe dat er in de praktijk uitziet? Nou, scrummen verloopt heel gestructureerd. Waar het vooral op neerkomt, is dat je elke taak ontleedt tot er kleine, behapbare stukken overblijven waarmee je aan de slag gaat.
- Je begint met het helder krijgen van de user story: die maakt duidelijk wat een eindgebruiker wil of nodig heeft en ook waarom dat nodig is.
- Je bepaalt samen welke acceptatiecriteria gelden om je doel met dat onderwerp te bereiken.
- Per criterium schrijf je alle benodigde acties op; die ga je vervolgens prioriteren. Dat lijstje noem je een backlog.
- De belangrijkste items van het backlog zet je in een zogenaamd sprintbacklog. Zo’n sprintbacklog moet over 4 weken afgerond zijn.
- Ondertussen houd je elke week een korte bijeenkomst (stand-up). Iedere aanwezige vertelt wat hij/zij heeft gedaan, wat-ie de komende week gaat doen en wat daarvoor nodig is.
- Na 4 weken is er een sprint: dan komen de vier groepen bij elkaar om de opbrengsten van de afgelopen 4 weken te delen. Er is dan ook ruimte voor feedback.
- Na drie sprints volgt een release. We nodigen iedereen uit die belang heeft bij die thema’s. Bij Leerling in beeld zijn dat bijvoorbeeld: mentoren, directeuren, het Samenwerkingsverband, leerplicht, de gemeente. We presenteren dan de producten en plannen en vragen om feedback.
Dat hebben we nu twee keer gedaan, met veel succes.’
Stand van zaken
‘Op dit moment rollen de eerste concrete producten eruit. Zo is er nu een poster waarop alle executieve functies staan. Die delen we met alle locaties en desgewenst verzorgen we een workshop over hoe je de poster kunt inzetten. Wat heel mooi was om te zien in de voorbereiding naar de releases toe, was de focus van de themagroepen. Je moet iets leveren en er was trots. Dat bracht veel energie.’
Grootste kracht
‘De grootste kracht van het scrummen is dat je heel transparant samen aan een product werkt. En dat je grote thema’s kunt opdelen in behapbare stukken die je letterlijk kunt afvinken. Het is geen trucje, maar een werkwijze die je overal zou kunnen toepassen. Heel eerlijk: die transitie maken is lastig. Je valt snel terug op het oude denken: laten we met de hele werkgroep een middag bij elkaar zitten. Voor je het weet heb je een Poolse Landdag. Scrummen daarentegen is een tijdbesparende, effectieve manier van werken en je hebt meer dan voorheen zichtbare succeservaringen. Krul erdoorheen: yes! Zelfs als je even een dip hebt – je heb allemaal van die momenten dat er niks uit je handen komt – is agile werken een uitkomst. Dan pak ik m’n lijstje, begin bovenaan, en is het af, dan zet ik er een vinkje bij: op naar het volgende taakje. Voor je het weet heb je een hele lijst afgewerkt.’
En nu?
‘We zijn erg tevreden over waar we nu staan. We hebben onszelf de methode eigen gemaakt en de waarde ervan gezien. Onze conclusie: we gaan ermee door. Eerst maken we de huidige vier onderwerpen af en daarna pakken we nieuwe onderwerpen bij de kop. Ik kan het iedere school aanraden. Het is weliswaar een beste investering, maar het is de moeite waard. Inmiddels is ook het bestuursbureau zo enthousiast dat ze gaat scrummen. Wij hopen stiekem op een olievlek.’